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格安? 高クオリティー? テープ起こし業者の選び方

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インターネットでテープ起こしや文字起こしなどといった単語を検索すると、多くのテープ起こし業者が出てきます。
 
値段設定からサービス内容まで細かく見ればさまざまな業者が存在していますが、どのような業者を選ぶのが正解なのでしょうか。

私たちの生活とテープ起こし

私たちは普段生活している中で、意識下でも無意識下でも多くの文字情報を目にしています。
コンビニなどで売っている新聞雑誌や、電車内での広告、暇つぶしに見るスマートフォンのまとめサイトなど、あらゆる場面で文字や文章は私たちの前に現れます。その文字・文章の中でもインタビューや座談会のように会話形式をとるものや、演説やセミナーなど何かを説明しようとするものは、しばしば録音音声や録画映像を元として作られています。それらを書面やインターネット上に公開することができるテキストに変換するお仕事をテープ起こしの業者は行っているのです。
 
テープ起こしは、企業のお客様から個人のお客様まで幅広い業種業界の方々がご利用されています。同時にテープ起こしをサービスとして取り扱っている企業も数多く存在し、その形態も種々あります。
 
法人で文字起こしサービスを行っているところが一般的ですが、個人で文字起こしをされているリライターの方も中にはいらっしゃります。またクラウドソーシングを利用してテープ起こしサービスを展開している場合もあります。
さらにそこから、テープ起こしの仕上げ方や納期、料金などさまざまな選択肢の構成要素が出てきて、利用者さんの立場からするとどれを選んだらいいの? と悩んでしまう方も多くいらっしゃることでしょう。そこで今回は、テープ起こしを業者に発注する際にどのような点に注意して業者を選べばいいかということについてお話ししていきます。

テープ起こし業者の形態

先ほどテープ起こしのサービスを提供している業者には法人で行っているもの、個人で行っているもの、クラウドソーシングで行っているものがあると記述しました。まずはこの三つの形態で業者を大まかに分類することができます。
一つずつその特徴を項目化していきましょう。
 
 
 
■法人でテープ起こしを行っている業者
・価格設定がやや高めに設定されている場合が多い
・原稿の平均的精度が高いので品質が安定している
・顧客に合わせて納期を設定してくれる
・急な納期にも対応してくれる場合が多い
・規模にもよるが複数案件にも対応可能
・業者により専門的な内容に強い場合もある
・電話や来社、訪問での対応が可能
・セキュリティー面での対策に力を入れている場合が多い
・アフターケアがしっかりしている
 
 
■個人でテープ起こしを行っている場合
・法人に比べやや安めに価格が設定されている
・原稿精度のいいリライターを選ぶことができる
・個人での作業のため納期に制約がある場合が多い
・複数案件の対応が難しい場合が多い
・選択肢は少ないが専門分野ごとに人材を選ぶことができる
・メールなどを通したやり取りが多く顔合わせできない場合がある
・セキュリティー面での対策に個人差がある
・アフターケアに対応していない場合がある
 
 
■クラウドソーシング
・価格設定が安めに設定されている場合が多い
・個々人のスキルにばらつきがあるため精度や品質が安定しない
・リライターを選ぶこともできるため納期や専門性の高い案件などに融通がきく
・基本的にやり取りはメールのみで行う
・セキュリティー対策が明確でなく漏洩事故等があった場合漏洩者を特定できない場合がある
・アフターケアの面は弱い
 
 
 
法人、個人、クラウドソーシングと、文字起こし業者の形態によってそれぞれ主にこのような特徴を持っています。
 
法人は短い納期のものや機密性の高い案件、個人は納期にゆとりがあり機密性がそこまでない案件、クラウドソーシングは安く仕上げたい機密性の低い案件とそれぞれ向いている案件があります。
他の二つと比べ、法人で行っている業者の方がサービス全体の質が安定しているため、よほどのことがない限りテープ起こしは法人で行っている企業に依頼されるのが一番確実かと思われます。もっとも大きな理由としてはセキュリティーやアフターケアが一番しっかりしているからです。
テープ起こしは情報そのものを扱うので、物によっては重要な機密情報を扱うことがあったりします。そういった情報の事後処理や秘密保持契約などの対策が万全である企業を選択することをお勧めします。
 
万一、漏洩事故などがあった場合法人だと責任の所在が明確で、損害賠償責任を負うことになりますが、個人やクラウドソーシングの場合だと金額的に損害賠償責任を負えないといった事態に繋がりかねないのです。
 
特にクラウドソーシングの場合ともなると漏洩者を特定することが難しくなり、どうすることもできないなんてことにもなりかねないのです。アフターケアに関しても、しっかりと対応してくれる業者を選ぶことをお勧めします。

テープ起こし業者を選ぶときのポイント

では、実際にどんなところに気をつけて依頼する業者を選べばいいのでしょうか。
 
どのような業界業種の企業でも言えることなのですが、テープ起こしの業者はそれぞれの業者でそれぞれの売りにしている特色を持っています。価格を格安に設定していたり、納期がとても早いことを売りにしていたり、専門的な内容の案件に対して特化していたりとさまざまなやり方で集客を狙っているというわけです。
これらの条件に自分の依頼したいものがピッタリマッチしていればあとはその業者を利用するだけになるのですが、自分の求めているサービス内容で完璧に仕事をやってくれる業者をみつけるというのは意外と難しいものです。そんな時にはまずこの4つのポイントで業者を選んでみてください。
 
 
①料金設定
まず一番重要なのが料金設定でしょう。ここを見れば大体どんな業者なのかがわかってきます。
 
テープ起こしを行っている業者は数ありますが、その価格はまさにピンキリです。料金形態もさまざまで、タイピングベースのように分単位で計算している業者や文字単位で計算している業者もあります。その料金がテープ起こしの基本料金になります。そこに追加で仕上げ方や表記法でオプション料金が付いてきます。
 
料金に関しては基本的に安いものを選んでいただいて問題ないかと思われます。というのも、料金の安い高いでテープ起こしの原稿精度は実のところそこまで左右されないからです。
テープ起こしは時間と手間は非常にかかりますが、やろうと思えば誰でもそれなりのものができてしまいます。そこにスキルや経験などが絡んで時間短縮になるのです。またほとんどの業者はフリーにせよ専属にせよ、何らかの形でテキストライターと契約して仕事を進めています。ちゃんとした技術力を持っている方が書き起こしを行っているので、完成した原稿に著しいい差が出るようなことはまずないと思っていいでしょう。
 
もちろん専門性の高い案件や法的な必要生類として利用する案件を扱うのであれば少し高めの価格設定をされていて各分野で実績のある業者さんに依頼されるのが一番かと思われますが、その他の案件で精密性にそこまでのこだわりを必要としないのであればまずは料金で選んでみることをお勧めします。
 
 
②レスポンス
次に大事になってくるのがレスポンスです。
特に格安でテープ起こしをやっている業者では気をつけてほしいのですが、レスポンスがいい業者を選ぶことも大事な要素となってきます。
 
発注から見積もり、データ確認、納品まで連絡は必ず必要になってきます。納期を厳密に守っている業者は概ねレスポンスがいい業者です。スムーズにサービスを受けるなら、対応が早いに越したことはないですよね。
 
またアフターケアについてもしっかりしている業者を選んだ方が、のちのち不具合が生じても早期に解決できるようになります。万が一納期が遅れることになったり、納品後に何かしらの不備が見つかったりした場合にきちんと迅速に対応してくれるような業者を選んでいくことも大事なことと言えるでしょう。
 
 
③不明点の処理
ここもテープ起こしを業者に依頼する上で非常に重要になってきます。
文字起こしを進めていくと、どうしてもぶつかってしまうのが聞き取れない単語の処理についての問題です。
 
この問題に関してはそれぞれ業者により対応の仕方が大きく違ってきます。業者によってはタイムスタンプ(聞き取れなかった箇所が音声データ上のどの箇所に出現するか時間を明記したもの)が挿入されていなかったり、聞き取れないと判断したところは●●などと黒丸に置き換えて書いてあるだけだったりすることもあります。タイムスタンプが挿入されていたりすると後から特定して洗い直すことが容易になってくるので、このような処理を丁寧に行っているところを選ぶようにすることをお勧めします。各業者の事例集や完成サンプルなどに目を通してから依頼されるようにするといいかもしれません。
 
 
④セキュリティー面
最後にセキュリティー面です。
音声データをテープ起こしの業者を利用して文章化するとき、必ず音声データを業者に渡さなければならなくなってきますよね。前回『テープ起こしと音声認識ソフト』の中でも記述しましたが、情報が自身の手から一時的にでも離れ、ほかの誰かの元へ行くということはそれだけでも十分に危険性を持ったことです。
 
特に最近ではマルウェアの事件が相次いで報告されていたりと、自分の手の内に情報を持っていても完全に安心することができないという状況になっている中で、セキュリティーの重要性は無視できない問題となってきています。文字起こしに使用された音声ファイルやデータは、基本的に完全削除し、業者内での保有は行わないというのが一般的です。
 
業者内部でスタッフのセキュリティー管理・守秘義務の徹底、ウィルス対策などをしっかり行っているかどうかなども判断基準の一つとして意識しておくといいでしょう。法人に依頼する場合は秘密保持契約(=NDA)のとりかわしが可能なので必要であれば依頼の際に業者に問い合わせをしておくことをお勧めします。
 
 
 
 
以上4点がテープ起こしの業者を選ぶときの主なポイントと言えるでしょう。
これからテープ起こしをしたいけどまだどの業者にしようか迷っている、という方はぜひ参考にしてみてください。

まとめ

ここまでテープ起こし業者を選んでいく上でのポイントをあげてきました。
人にはそれぞれ得意不得意があるように、文字起こしの業者でも苦手な分野だったり武器としているサービスを持っていたりします。かなりニッチな世界ですが、この業界ではさまざまな業者が多種多様なサービスを展開しているのです。
 
自分がどんな案件を依頼しようと思っていて、その案件が得意な業者はどこなんだろう、ということを考えて業者を探していけば依頼先を楽にみつけられるはずですよ。